Hast du schon mal von ChatGPT gehört? Nein? Der Chatbot ist aktuell ein aller Munde und mischt viele Bereiche ordentlich auf. Doch was ist ChatGPT und wie kann es im Arbeitsalltag unterstützen?
ChatGPT ist ein maschinelles Lernmodell / KI, welches durch seine künstliche Intelligenz und den Zugriff auf große Datenmengen menschenähnliche Texte generieren kann. Wenn man die passenden ChatGPT Befehlen eingibt, kann der Chatbot verschiedenste Aufgaben übernehmen.
Da das natürlich sehr spannend klingt, (wer will seine Arbeit nicht von jemand anderem erledigen lassen :D?) habe ich ChatGPT für verschiedene Aufgaben, die im Arbeitsalltag anfallen, getestet. Und was soll ich sagen: Ich bin positiv überrascht! Zugegebener Maßen hat nicht alles zufriedenstellend funktioniert, doch einige ChatGPT Befehle haben tolle Ergebnisse geliefert und können im Arbeitsalltag sehr hilfreich sein und die Arbeit abnehmen.
Wenn du dich von ChatGPT bei der Arbeit unterstützen lassen möchtest, musst du in erster Linie lernen, wie du ChatGPT Befehle formulierst und die richtigen Fragen in der richtigen Reihenfolge stellen kannst. Ähnlich wie bei der Google-Suche ist auch die Nutzung von ChatGPT ein Skill, den man erlernen kann. Als Inspiration für deinen Start habe ich dir 10 hilfreiche ChatGPT Befehle für die Arbeit im Büro zusammengefasst.
Nützliche ChatGPT Befehle für den Arbeitsalltag
1. Excel Formeln und Makros ausgeben lassen
ChatGPT kann dich bei der Erstellung und Optimierung von Excel-Tabellen unterstützen. Bei der Vielzahl an Formeln verliert man schnell den Überblick. ChatGPT kann dir dabei helfen, die richtige Formel zu erstellen. Du kannst ChatGPT fragen, welche Formel du benötigst oder ihm erklären, was du in Excel darstellen möchtest. ChatGPT leitet dich an und sagt dir sehr detailliert, in welche Zeile du welche Formel eingeben musst. Es ist kinderleicht! Außerdem kann ChatGPT dir auch Makros ausgeben, um deine Arbeit noch effizienter zu gestalten.
„Spalte B enthält den Vor- und Nachnamen. Schreibe eine Excel Formel, mit der in Spalte C nur der Vorname und in Spalte D nur der Nachname eingefügt wird.“
2. E-Mails schreiben und umformulieren
E-Mail schreiben ist lästig und manchmal fehlen einem die passenden Worte oder man ist mit einer Formulierung nicht ganz zufrieden. An der Stelle kann der Chatbot sehr hilfreich sein und beim Verfassen und Umformulieren von E-Mails helfen. Man spart wertvolle Zeit, indem man ChatGPT seine E-Mails beantworten lässt. Du wirst überrascht sein, wie gut das funktioniert! Achte aber darauf, keine persönlichen Daten an den Chatbot weiterzugeben. Kopiere einfach deine anonymisierte E-Mail in den Chat und lasse den Bot deine E-Mail beantworten, indem du folgende ChatGPT Befehle verwendest:
„Beantworte diese E-Mail: …“
„Formuliere eine E-Mail an X mit folgendem Inhalt: … „
„Formuliere diese E-Mail um: …“
3. Content-Ideen recherchieren
Auch im Social Media Bereich ist ChatGPT sehr nützlich. Du musst Contentideen nicht völlig neu erfinden und kannst dir Vorschläge generieren lassen. Dadurch bleibt dir mehr Zeit und Kreativität für die Umsetzung von Ideen. Solopreneure und kleine Unternehmen, die sich keine professionelle Unterstützung im Bereich Social-Media-Marketing leisten können, können so Ideen generieren und ihre Online-Präsenz ausbauen. Den Blog WP-INSIGHTS bauen wir aktuell komplett mit ChatGPT Blogartikeln aus.
„Generiere 10 Content-Ideen für den Unternehmensblog einer Marketing-Agentur / einer Buchhandlung / eines Ingenieurbüros.“
„Was sollte ich als Blumengeschäft auf Instagram teilen?“
4. Texte übersetzen
ChatGPT verfügt über die Funktion, Texte in unterschiedlichen Sprachen zu übersetzen und auch zu verfassen. Die Übersetzungsfunktion ist ein sehr hilfreicher ChatGPT Befehl für den Arbeitsalltag. So können internationale Kooperationen und Kommunikationen erleichtert werden. Ob ChatGPT Deepl.com für KI-gestützte Übersetzungen einholen wird, wird sich noch zeigen.
„Übersetze diese E-Mail in die deutsche Sprache: … „
„Übersetze diesen Text auf Deutsch: …“
5. Durchführen von Recherchen im Internet
Die Verwendung von ChatGPT erleichtert das Recherchieren nach gewissen Themen sehr. Du suchst beispielsweise nach einer neuen Arbeitsstelle in deiner Stadt? Gib doch einfach den ChatGPT Befehl „Nenne mir zehn Unternehmen mit Sitz in Düsseldorf dem Bereich X.“ in die Chatzeile ein. ChatGPT kann dich bei Recherchen zu allen erdenklichen Themen unterstützen, da das Tool auf eine riesige Menge aus Informationen zugreifen kann. Beachte jedoch, dass das Tool auch fehlerhafte Informationen ausgeben kann. Du solltest die Ergebnisse, die du für deine ChatGPT Befehle erhältst, deshalb immer verifizieren.
„Nenne mir 30 Unternehmen aus der Branche X mit Firmensitz in München.“
„Was muss ich bei einer Geschäftsreise nach X beachten?“
6. Newsletter schreiben
Online-Marketing Manager und Selbstständige aufgepasst: Mithilfe des Chatbots können auch komplette Newsletter formuliert werden. ChatGPT kann Themenideen liefern, Texte für den Newsletter schreiben und Betreffzeilen generieren, die zum Öffnen anregen. Man muss den Inhalt lediglich präzise erläutern, sodass ChatGPT effektiv Texte für deinen Newsletter verfassen kann.
„Schreibe einen Newsletter mit folgenden Inhalten: …“
„Generiere 5 Betreffzeilen für einen Newsletter zum Thema X mit einer hohen Öffnungsrate.“
7. Stellenausschreibung verfassen
Du arbeitest im Recruiting oder als Assistent der Geschäftsführung oder in einer anderen Position, in der du eine Stellenausschreibung erstellen musst? ChatGPT kann auch hilfreich beim Erstellen von Stellenausschreibungen sein. Hierzu einfach einige Schlagwörter zur gesuchten Tätigkeit beziehungsweise der Anforderungen zur Verfügung stellen und schon kann der Chatbot mit der Textgenerierung starten.
„Generiere eine Stellenausschreibung für eine Stelle als (Stellenbezeichnung), (Gehalt / Stundenanzahl), (Anforderungen in Stichpunkten).“
8. Zielgruppenanalyse erstellen
Deine Aufgabe bei der Arbeit beinhaltet die Vermarktung gewisser Produkte und es muss eine Zielgruppenanalyse verfasst werden? Nutze ChatGPT als deinen persönlichen Assistenten und lasse dich bei der Erstellung einer Zielgruppenanalyse unterstützen. ChatGPT leitet dich Schritt für Schritt durch die Erstellung und kann dir wertvolle Anregungen für deine Zielgruppenanalyse geben.
„Erstelle eine Zielgruppenanalyse zur Vermarktung von …“
9. Meeting-Agenda erstellen
Ein Befehl, der zu meiner Überraschung sehr gut funktioniert hat, ist das Erstellen einer Meeting-Agenda. Wenn du ein Meeting organisierst, sollte dieses gut strukturiert sein. Dafür eignet sich das Erstellen einer Meeting-Agenda, die alle Punkte enthält, die besprochen und entschieden werden. Du musst ChatGPT nur sagen, was das Thema und Ziel des Meetings ist und du bekommst einen Vorschlag für eine Meeting-Agenda, die du vor dem Termin an alle Teilnehmer verschicken kannst.
„Erstelle eine Meeting-Agenda. Im Meeting geht es darum, X zu präsentieren und die nächsten Schritte für X zu planen.“
10. Kündigungsschreiben erstellen
Trotz all der Unterstützung mit ChatGPT ist dein Job ätzend? Es ist Zeit für etwas Neues und du machst dich auf die Suche nach einem neuen Job? Wenn du einen neuen Traumjob gefunden hast, musst du deinen bestehenden Arbeitsvertrag auflösen. Ein Kündigungsschreiben zu verfassen ist eine unangenehme und lästige Tätigkeit, welche durch ChatGPT ganz einfach erledigt werden kann. Das funktioniert übrigens nicht nur für Jobs, sondern auch für Mitgliedschaften, Abos und Co.!
„Ich kündige zum 31.03. meinen Job. Erstelle ein Kündigungsschreiben.“
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass ChatGPT ein durchaus hilfreiches Tool sein kann, wenn man es auch richtig und gezielt einsetzt. Es ermöglicht eine Erleichterung in der heutzutage doch sehr stressigen Arbeitswelt und kann dabei helfen, seine Zeit produktiver zu gestalten. Die Qualität der Antworten hängt jedoch davon ab, wie genau die Frage beziehungsweise der Befehl gestellt wird.
Doch wie jede neue Technologie hat auch ChatGPT seine Tücken. Die rechtliche Lage bezüglich des Eigentums der Ergebnisse ist unklar. Zudem werden oft fehlerhafte Informationen ausgegeben. Es bedarf also einer Überprüfung der Richtigkeit und du solltest dich nicht blind auf ChatGPT verlassen.
Nichtsdestotrotz ist AI (artificial intelligence) die Zukunft und wird unser Leben in den nächsten Jahren verändern. Zu lernen, wie man KI-basierte Chatbots wie ChatGPT nutzt, um an gewünschte Informationen zu kommen, wird in Zukunft immer wichtiger werden. Ich persönlich würde es mit der Einführung der Google Suche oder dem Internet vergleichen. Diese beiden Tools haben den Arbeitsalltag ebenfalls enorm verändert und mussten erlernt werden. Es lohnt sich deshalb frühzeitig einen Blick in KI-gestützte Tools zu werfen.